إدارة الوقت في عالم ”كورونا فيروس” (4)

الداخلة الراي /بارك الله عبد الله / مدرب تنمية بشرية
[email protected]

انطلاقا مما سبق خصوصا في محور تحليل الوقت، أتمنى ان تكون قد اتضحت الصورة لنا خصوصا في مرحلة تشخيص الواقع ،و ان كل واحد منا أصبح يدرك تماما قيمة الوقت و أسباب ضياعه لديه،و بالتالي لكي نتقدم في دراسة إدارة الوقت علينا موازاة مع ذلك، تطبيق المعارف التي حصلنا عليها في المجال، فكل واحد منا خصوصا في هذه المرحلة عليه ان يمتلك جدولا لنشاطاته اليومية  ، سنتطرق في هذا المحور الثاني لكيفية تحديد الأهداف ،و ترتيب الأولويات و تخطيط الزمن .
1-    مهارة التخطيط:
هو محاولة التنبؤ بالوقت المتاح في فترة مقبلة ، والاعمال المطلوبة لإنجاز اهداف محددة ،و برمجة ذلك في ضوء الفرص المتاحة و القيود المفروضة.
2-     فوائد التخطيط:
–    يضيف لك أشياء هامة
–    يخبرك كيف تصل الى ما تصبو اليه
–     يبين لك متى تبدأ المهمة حتى تنتهي منها في موعدها المحدد
–     كل دقيقة تمضيها في التخطيط توفر لك 10 دقايق عند التنفيذ.
3-     كيف يكون التخطيط؟
–    أنفق في التخطيط ما يستحقه
–    اجعل خطتك مكتوبة
–    ضع خطة سنوية و شهرية و أسبوعية
–    احذر: ان تعول في التخطيط على الذاكرة أو يتحول التخطيط الى أحد مضيعات الوقت

كيف تعد الخطة؟
أولا : استطلاع الواقع
تحليل الوقت : معناه تكتب جميع نشاطاتك من استيقاظك مبكرا حتى وقت منامك
                          تحليل واقع الوقت اليوم

الوقت من – الى             المهام            التصنيف
6:25                    صلاة الفجر          هام و عاجل
6:40                     ورد قراني           هام و عاجل
7:00                     ورد رياضي           هام و غير عاجل
8:00                        افطار                هام و غير عاجل
8:30           الاستعداد و الذهاب الى العمل        هام و غير عاجل
13:00                صلاة الظهر                   هام و عاجل
13:30               العودة الى المنزل                 هام وغير عاجل

بعدها تقوم بمراجعة جدولك اليومي، وتلغي كل نشاط غير مهم وتقلل من وقت الأنشطة التي تأخذ أوقات اكثرمن اللازم، و بالتالي ستلاحظ انك وفرت وقتا لتحقيق اهدافك، وبعدها ستحدد هدف واحد في كل جانب من جوانب الحياة السبعة (الجانب الايماني، الجانب الشخصي، الجانب المهني، الجانب الاسري، الجانب الاجتماعي، الجانب المادي، الركن الصحي) ،و خصص كل يوم 10 دقائق لكتابة الأنشطة اليومية التي تنوي القيام بها وحسب تسلسل زمني لتنفيذها، كما يلزمك كذلك عند كتابة جدول الاعمال اليومي  ،ان تستحضر التفريق بين الأنشطة التي ستقوم بها بنفسك او تفويضها لغيرك أو تأجلها أو تلغيها.
ثانيا : تحديد الأدوار
اكتب ادوارك في هذه الحياة
اثبتت الدراسات أنك لا تستطيع ذهنيا ممارسة أكثر من سبعة أدوار بفاعلية، لذلك عليك أحيانا ان تدمج بعض الادوار فمثلا تستطيع دمج دورك كاب ودورك كزوج في دور واحد وهو دورك كرب لعائلة. قد تتغير الأدوار بمرور الزمن فيجب أن تراجع كل فترة من الزمن.
ثالثا: وضع الأهداف وتحديد الأولويات:
– تحديد الأهداف السنوية و ترتيب الأولويات
– توزيع الأهداف السنوية على الأشهر ثم الأسابيع  حيث هناك اهداف قصيرة المدى (يوميا)، و اهداف متوسطة المدى(شهر-6اشهر)،و اهداف طويلة المدى(سنة فما فوق)
– راع صفات الهدف الجيد أو ما يعرف بالأهداف الذكية  SMART Objectives ، وهي أن يكون الهدف محددا ،قابلا للقياس ،واقعيا، قابلا للتحقيق، مقيدا بزمن.
– لابد أن تشمل الأهداف الجوانب المختلفة لحياتك لأجل حياة متزنة .
مع أن الافراط في وضع الأهداف ليس محمودا عليك أن تكون واقعيا.
                               أهدافي سنة 2020

جوانب الحياة            الهدف         التوقيت

الجانب الروحي

الجانب…….

الجانب…….

الجانب…….

الجانب…….

الجانب…….

رابعا: تحديد الأنشطة وبرنامجها الزمني:
–    تحديد الأنشطة للأهداف السنوية ، ثم الشهرية ،ثم الأسبوعية
–    إلغاء الأنشطة الغير ضرورية  وتفويض بعد المهام.
–    ترتيب الأنشطة حسب الأولويات
–    إعداد جدول زمني لكل مهمة
–    تحديد الإمكانيات المطلوبة لكل مهمة
الخطة الأسبوعية:
سل نفسك ما ا لذي يمكنني القيام به هذا الأسبوع لتحقيق تقدم في دور بعينه؟
6    خطوات:
1-    ار تبط برسالتك
2-    وازن بين أدوارك
3-    حدد أهدافك
4-    ضع خطة عمل أسبوعية
5-    واجه التحديات بتشغيل منظارك الخاص (المرونة)
6-    قيم
تقسيم  الأهداف كل اسبوع:
خصص 30 دقيقة كل أسبوع لهذه العملية مع تخصيص وقت محدد للأنشطة المهمة من خلال وضع رؤيتك للأسبوع بأكمله .
كيف تكتب خطة اليوم؟
1-    حدد الأهداف و رتبها حسب الأهمية و الأولوية.
2-    فكر في الخيارات المطروحة لتحقيق الأهداف واختر احسنها ثم حدد الوقت بالدقة لتنفيذ الطريقة.
3-    حدد المكان المناسب للجميع لتنفيذ العمل.
4-    افترض حصول مضيعات للوقت ومن تم أبحث لها عن حلول.
5-    تجنب الارتجالية في وضع الخطة.
6-    لا تعط أي نشاط اكثر من الوقت الذي يستحقه.
7-    ضع احتياطات عند فشل النشاط لاستثمار الوقت

                 
  جدول ايزنهاور لادارة الأولويات:

مهم وعاجل (الطوارئ)
–    أقوم به بنفسي –
مهم و غير عاجل ( القيادة)
–    أقوم به بنفسي أو أفوض –
– أزمات
– مشكلات
– زيارة طبيب أسنان
– حضور اجتماع مهم
– مشروعات لها وقت محدد
– تخطيط و استعداد للمستقبل
– تطوير وتنمية الذات
– توطيد علاقات
– رياضة
– منع حدوث مشكلات متوقعة
عاجل غير مهم ( الضياع)
–    أفوض –
غير مهم و غير عاجل (الخداع)
–    أتركه –
–    مقاطعات
–     مكالمات
–    زيارات مفاجئة
–    بريد و تقارير
–    اجتماعات غير مهمة

–    إضاعة الوقت
–    مشاهدة برامج غير مهمة
–    تعامل مع أفراد لاضاعة وقتي

قم انت بتقسيم اولوياتك و بعدها كل ما تحتاج اليه هو تعزيز البند رقم 2(مهم و غير عاجل)بمعنى اخر عليك بسرقة الوقت من الأقسام 3 و 4 لتعزيز البند 2 حيث انه اهم البنود و ليس البند 1.
المربع الثاني دائما نأجله لأنه غير ملح ولا مستعجل فمثلا: التزم بحصص رياضية أسبوعية، ألتزم بأكل صحي ، ألتزم بقراءة كتابين كل شهر… كلما ركزت على المربع الثاني ستتغير حياتك نحو الأفضل، و ستعرف طريق النجاح  فاغلب الناس يضيع وقتهم بين المربعات الثلاثة المتبقية، بمعنى خذ من الأوقات التي تضيعها في التحدث في الجوال و الانترنيت و مشاهدة التلفاز و الزيارات ،واضفها الى مربع القيادة لتتحقق احلامك وتسيطر على حياتك ، و برسمك لأهدافك تزيد قيمة الوقت عندك وتخطط لتنفيذها ،و هذا سيرفع قيمة الوقت بداخلك و يجعلك تتعلم و تعمل بأساليب إدارة الوقت.
و نحن نعيش في ظل هذه الظروف الاستثنائية من الحجر الصحي المنزلي وربما في طيات كل محنة منحة ،ندعو الى استثمار الوقت في المفيد ، فمثلا نعمل على تحقيق اهداف روحية مثال :حفظ القران الكريم ونطبق ما رأيناه سالفا ،كما يمكن ان نشتغل على تعلم مهارات من بينها تعلم لغات : نخصص لكل لغة حصة يومية لا تتجاوز 20 دقيقة زيادة على برنامج تعليمي لنفس اللغة لا يتجاوز مدته 15 دقيقة ،وتسجيل هذه الأنشطة في جدولنا اليومي و هكذا دواليك وتذكر دائما قول رسول الله صلى الله عليه وسلم ” تفاءلوا بالخير تجدوه” أتمنى ان تتحقق الاحلام وان تسعد النفوس.



شاهد أيضا
تعليقات الزوار
Loading...